Ein Zustandsbericht ist eine dokumentierte Bewertung des physischen Zustands eines Assets, meist bei Ausgabe und Rückgabe erfasst, um Schäden oder Abnutzung festzuhalten.
Ein Zustandsbericht (auch Zustandsprotokoll) ist eine dokumentierte Bewertung des physischen Zustands eines Assets zu einem bestimmten Zeitpunkt - meist bei der Ausgabe und erneut bei der Rückgabe, damit jede Veränderung dazwischen sichtbar wird und sich der richtigen Leihe zuordnen lässt. Er ist die Nachweisebene eines Geräteausgabe-Systems: Ohne einen erfassten Ausgangszustand wird jeder Kratzer zur Diskussion darüber, wer ihn verursacht hat.
Was zu erfassen ist
Ein nützlicher Bericht ist so konkret, dass ein Fremder ihn am Gegenstand prüfen kann:
- Die Asset-ID sowie Datum, Uhrzeit und prüfende Person - ein Bericht ohne Bezug zum Datensatz ist bloßes Gerede
- Eine Gesamtnote mit definierter Skala, damit „gut” im März dasselbe bedeutet wie im November
- Konkrete Mängel, genau verortet - „3 cm Kratzer, Deckel, unten links”, nicht „einige Spuren”
- Fotos auffälliger Stellen und vorhandener Schäden
- Mitgeliefertes Zubehör - Ladegerät und Hülle gehören zum Zustand
- Zählerstände oder Betriebsstunden für Fahrzeuge, Generatoren und Maschinen, wo Verschleiß gemessen statt gesehen wird
Wann man einen erfasst
Das klassische Paar ist Ausgabe und Rückgabe: die beiden Enden des Zyklus aus Ausgabe und Rückgabe, die die Verwahrung einer Person einrahmen. Darüber hinaus lohnt sich ein Bericht nach einer Reparatur (um zu bestätigen, was behoben wurde), vor Abgang oder Weiterverkauf (für den Preis), zu Beginn und Ende einer Leihfrist bei gemieteter Ausrüstung und bei regelmäßigen Audits für Ausstattung, die selten den Besitzer wechselt. Bei einfachen Gegenständen schrumpft der Bericht auf fast nichts - bei Schlüsseln und Zutrittskarten ist „vorhanden und intakt” die ganze Bewertung, und Vollständigkeit zählt weit mehr als die Optik.
Fotos klären Streitigkeiten
Die wiederkehrende Schwäche schriftlicher Zustandsberichte ist das Adjektiv-Problem: „leichte Gebrauchsspuren” des einen sind „beschädigt” des anderen. Fotos umgehen das. Die Rundgang-Routine aus der Autovermietung - ein kurzer Umlauf um das Fahrzeug, Fotos der schadensanfälligen Stellen - lässt sich auf jede Ausrüstung übertragen, über die man streiten könnte. Zwei datierte Fotos bei der Ausgabe und zwei bei der Rückgabe halten das Gespräch kurz: Entweder die Delle ist auf beiden Sätzen zu sehen oder nicht.
Häufige Fehler
- Vage Noten ohne Bewertungsraster. „Gut” und „befriedigend” bedeuten nichts, wenn niemand die Abgrenzung festgehalten hat.
- Den Ausgangszustand bei der Ausgabe weglassen. Ein Rückgabebericht ohne Vergleich kann einen Schaden beschreiben, aber nie zuordnen.
- Berichte getrennt vom Asset ablegen. Ein Papierformular im Ordner oder ein Foto in der Galerie existiert praktisch nicht. Der Bericht gehört an den Asset-Datensatz.
- Den letzten Bericht einfach kopieren. Ein Bericht, der über zwei Jahre identisch ist, wurde nicht erstellt; er wurde dupliziert.
Zustandsberichte in der Praxis
Die Gewohnheit, die überlebt, ist die leichte Version: eine Note, eine Zeile Notizen und ein Foto, wo es zählt, bei jeder Übergabe ohne Ausnahme. In AMPthilly erfassen Rückgaben Zustand und Notizen zur Leihe, Schäden können mit Fotos über den Service Desk gemeldet werden, und die ganze Historie bleibt dauerhaft am Asset-Datensatz - die Frage „war der Riss schon im Februar da?” hat eine Antwort statt eines Streits.
Verwandte Begriffe
- Ausgabe und Rückgabe - der Verwahrungszyklus, den Zustandsberichte einrahmen
- Geräteausgabe-System - wo Berichte an Leihen und Assets hängen
- Leihfrist - das Verwahrungsfenster, das ein Berichtspaar abdeckt
- Selbstausleihe per QR-Code - unbeaufsichtigte Leihen, bei denen eine Foto-Aufforderung die Prüfung durch Personal ersetzt
- Ausleihsystem (Bibliotheksmodell) - Programme für gemeinsame Ausstattung mit Zustandsprüfung bei jeder Rückgabe