Was ist eine Anlageninventur (Fixed Asset Audit)?

Eine Anlageninventur (engl. fixed asset audit) ist eine Prüfung - intern oder durch externe Prüfer -, ob die Anlagegüter, die ein Unternehmen zu besitzen angibt, physisch vorhanden sind, korrekt bewertet wurden und mit Anlagenverzeichnis und Konten übereinstimmen. Anlagegüter (Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, IT-Ausstattung, Mobiliar) machen oft einen großen Teil der Bilanz aus - falsch ausgewiesene Assets bedeuten falsch ausgewiesene Konten. Die Inventur ist die periodische Prüfung; prüfungssichere Dokumentation ist die ganzjährige Gewohnheit, sie ohne Hektik bestehen zu können.

Was Prüfer prüfen

• Existenz - in den Büchern geführte Assets sind real, vorhanden und identifizierbar.
• Vollständigkeit - genutzte Assets stehen in den Büchern; nichts Wesentliches fehlt in den Datensätzen.
• Bewertung - die Anschaffungskosten sind durch Rechnungen belegt, die Abschreibung folgt den festgelegten Vorgaben und Nutzungsdauern, in ihrem Wert geminderte oder veraltete Assets wurden abgeschrieben.
• Eigentum und Rechte - das Unternehmen besitzt, was es angibt; geleaste und geliehene Geräte sind korrekt eingeordnet.
• Abgänge - ausgemusterte Assets wurden mit Freigabe und Dokumentation aus den Büchern ausgebucht, nicht nur aus dem Gebäude geschafft.

Die Prüfung in beide Richtungen

Der Klassiker vor Ort ist die Stichprobe in beide Richtungen. Vom Verzeichnis zum Objekt: Der Prüfer greift sich Einträge aus dem Verzeichnis und lässt sich die Gegenstände zeigen - das prüft die Existenz, und hier kommen Karteileichen ans Licht (erfasste Posten, die entsorgt, verloren oder gestohlen wurden, ohne dass die Bücher davon erfuhren). Vom Objekt zum Verzeichnis: Der Prüfer greift sich sichtbar vorhandene Gegenstände und verlangt deren Datensätze - das prüft die Vollständigkeit, und hier kommen nicht erfasste Käufe und nicht etikettierte Geräte zum Vorschein. Ein Bestand kann in die eine Richtung bestehen und in der anderen klar durchfallen - deshalb prüft man beide.

Vorbereitung vor Ankunft der Prüfer

• Führen Sie zuerst eine eigene Bestandsaufnahme durch und klären Sie Abweichungen, damit die Stichprobe des Prüfers genau das findet, was Ihre Datensätze versprechen.
• Sorgen Sie dafür, dass jedes per Stichprobe gezogene Asset schnell auffindbar ist - etikettiert, mit aktuellem Standort und benanntem Verantwortlichen im Verzeichnis.
• Bewahren Sie Kaufrechnungen, Garantieunterlagen und Entsorgungsnachweise am Asset-Datensatz auf oder klar nachvollziehbar mit ihm verknüpft.
• Prüfen Sie, dass die Abschreibungspläne zwischen Verzeichnis und Hauptbuch übereinstimmen und dass vollständig abgeschriebene, aber noch genutzte Posten gekennzeichnet und nicht vergessen sind.
• Halten Sie die Historie bereit: Fragt ein Prüfer „Wer hatte diesen Laptop, und wann wurde er zuletzt gewartet?”, soll die Antwort eine Suche sein, keine Recherche.

Ein gut aufgestelltes internes Kontrollsystem erledigt den Großteil dieser Vorbereitung von selbst - wenn Abgänge eine Freigabe brauchen und Abschreibungen jemand anderes vornimmt als die Person, die den Datensatz pflegt, kommen die Unterlagen zur Prüfungssaison meist schon sauber an. Diese Trennung ist Funktionstrennung in der täglichen Praxis.

Häufige Prüfungsfeststellungen

Immer wieder dieselben: Karteileichen, die weiter abgeschrieben werden; physisch vorhandene Geräte, die nie aktiviert oder erfasst wurden; Abgänge ohne Belege; Assets ohne erkennbaren Verantwortlichen; Standortwechsel, die in den Datensätzen nie nachgezogen wurden; und Verzeichnisse in Tabellen, in denen sich die Historie nicht belegen lässt, weil jede Zelle unbemerkt überschrieben werden kann.

Anlageninventuren in der Praxis

Prüfungen belohnen unspektakuläre Gewohnheiten - beim Kauf etikettieren, Abgänge noch am selben Tag erfassen, Belege am Datensatz aufbewahren, planmäßig kontrollieren. Teams, die ihr Verzeichnis in AMPthilly führen, gehen mit Kaufdetails, angehängten Rechnungen, benannten Verantwortlichen und einer vollständigen, je Asset als CSV exportierbaren Audit-Historie in eine Prüfung - das deckt das meiste ab, was ein Prüfer sehen will. Dieselbe Sorgfalt zahlt sich über die Finanzseite hinaus aus: Sicherheitsprüfungen nach ISO 27001 stellen an ein Informationswerte-Verzeichnis nahezu dieselben Fragen nach Existenz und Eigentum.

Verwandte Begriffe

• Prüfungssicher dokumentieren - der ganzjährige Zustand, eine Prüfung ohne Hektik zu bestehen
• Internes Kontrollsystem (IKS) - die Prozessprüfungen, die Prüfer neben den Assets vornehmen
• Funktionstrennung - Verantwortung, Datensatzpflege und Freigabe in getrennte Hände legen
• ISO 27001 Assetmanagement - das Pendant der Informationssicherheit zur finanziellen Anlageninventur
• Informationswerte-Verzeichnis - das Verzeichnis der Daten- und Informationswerte, das Prüfer ebenfalls heranziehen können